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Übersicht

24.5.2020

Online-Buchungssystem in Rekordzeit fertiggestellt

6.500 Mitglieder konnten pünktlich zur Corona-Lockerung wieder schwimmen und trainieren

Obwohl das Content-Management-System alvisio eigentlich für Unternehmen von der Agentur Albrecht entwickelt wurde, hat sich auch einer der größten deutschen Schwimmvereine dafür entschieden – und somit gegen WordPress, Typo3 oder Joomla!. Die Gründe: Trainer, ausgewählte Vereinsmitglieder und Vorstände können ohne aufwändige Schulung sehr einfach Texte und Bilder veröffentlichen, die Ladezeiten sind überragend kurz und individuelle Sondermodule lassen sich vollkommen integriert in kurzer Zeit realisieren.

Dies klingt nach den üblichen Werbesprüchen aller Agenturen, die mit diesen genannten Systemen arbeiten. Und viele Unternehmen wissen, dass die Realität meist anders aussieht. Besonders bei diesem Projekt war es enorm wichtig, dass die Realisation durchweg von einem Kommunikationsdesigner durchgeführt wurde und nicht von EDV-Fachleuten, denn Design, Formulierungen und Technik mussten vom ersten Tag an fehlerfrei funktio­nieren.

Am 8. Mai 2020 wurden alvisio und die Agentur Albrecht mit diesen Punkten also wieder einmal auf den Prüfstand gestellt.

 

Tag 1: An dem Tag erfragte der Vorstand vom Blau-Weiß-Bochum, ob sich eine Online-Buchung nach Abstands­vorgaben aufgrund von Corona bis spätestens 19. Mai realisieren ließe, denn eine Adressliste auf Papier schien irgendwie im Jahr 2020 anachronistisch. Wie so etwas aussehen könnte oder welche Funktionen so etwas haben könnte, war allen Beteiligten allerdings völlig unklar. Zum einen gab es bekanntlich keine bereits existierenden Lösungen, zum anderen fehlte auch das technische Wissen, um Vorgaben jeglicher Art überhaupt erst einmal zu definieren.

 

Man benötigte daher auch umfangreiche Beratungs-, Konzeptions- und Kommuni­kations­kompetenzen, damit bei den Buchungen und ab dem Wieder­eröff­nungstag alles reibungslos funktioniert.

 

Genau auf diese Fälle hat sich der Unter­nehmens­berater und Kommu­nikations­designer Ulrich Albrecht seit über 25 Jahren spezialisiert: Konzepte für Unternehmen zu entwickeln und auch zu realisieren.

Anforderungen und Wünsche wachsen stetig

Tag 2: Die ersten Rahmenbedingungen wurden festgelegt. Das System sollte ohne Cookies (und dem leidigen Cookie-Hinweis) auskommen und eine extrem einfache Bedienung ohne Passwort- und Login-Hürde ermöglichen. Dazu Integration telefonischer Buchungen über das Sekretariat, eine Zählung der Schwimmer auf Bahnen, sowie faire Kontroll­mecha­nismen, damit Reservierungs­wütige nicht alles blockieren.
Und nicht zuletzt: Eine Corona-Nachverfolgung, die sämtliche potentiellen Kontakte auswertet, die zur gleichen Zeit in allen zurückliegenden Tagen mit der infizierten Person im Wasser waren.

 

Tag 6: Bereits am Mittwoch, den 13. Mai stand der erste Prototyp im versteckten Testbereich online zu Verfügung und ausgewählte Personen konnten mit erste Test­buchungen die Praxistauglichkeit überprüfen, sowohl im Frontend für die Mitglieder, wie auch im Backend für das Sekretariat. Parallel dazu kamen allerdings fast stündlich immer wieder neue Vorgaben und Lockerungen, wobei sich das Gesund­heitsamt, das Land NRW und der Deutsche Schwimmverband (DSV) teils widersprachen. Das System wurde daher so flexibel gestaltet, dass nahezu jede Vorgabe auch zukünftig abgebildet werden kann.

Alles läuft glatt – dann plötzlicher Stillstand

Tag 8: Nach einer Woche, am Freitag, den 15. Mai war das System bereits soweit fertig, dass es am Wochen­ende hätte online gehen können. Dadurch hätten die Mitglieder mehrere Tage Zeit gehabt, Schwimmzeiten ab dem Mittwoch für sich zu buchen. Allein, die Freigabe für das ambitionierte Gesundheits­konzept fehlte von offiziellen Stellen. Nun war Warten angesagt.

Tag 12: Erst am Dienstag, den 19. Mai um 17:28 Uhr, kam die Freigabe und um 17:46 Uhr schaltete Ulrich Albrecht das Buchungs­system frei. Innerhalb von Minuten füllte sich drauf hin die Datenbank, teilweise wurden mehrere Buchungen pro Sekunde durchgeführt. Obwohl das System auf einem preiswerten Shared-Server läuft, gab es bislang keinerlei Abstürze oder irgendeine erkennbare Verzögerung.

Tag 13: Am nächsten Morgen, dem 20. Mai 2020 durften die Schwimm­bäder offiziell öffnen und somit auch die Mitglieder des Blau-Weiß-Bochum pünktlich ab 6:00 Uhr in der Früh bereits ins Wasser steigen. Das Schwimmbad gehörte damit zu den ganz wenigen Bädern, die überhaupt geöffnet wurden.

Tag 17: Nach dem ersten Wochenende wurden bereits weit über 2.000 Buchungen durchgeführt und viele Hundert Mitglieder konnten schon entspannt schwimmen und trainieren. Die Resonanz war auf allen Seiten überwältigend positiv: Eine einfache, schnelle Online-Buchung wurde in kürzester Zeit realisiert und ermöglicht allen auch in Corona-Zeiten ein sicheres Schwimmen.

(Update 05.06.2020) Erstes Fazit: Überwältigend stressfrei!

Das System ist nun etwas über 2 Wochen online und sorgt weiterhin für Begeisterung, sogar der WDR berichtete. Man nähert sich 5.000 aktiven Buchungen, mit denen von Mitgliedern wieder gelöschten Buchungen (weil man den Termin nicht wahrnehmen konnte) liegt die Zahl sogar bei weit über 6.000. Das System ist etabliert, im Schnitt wird alle 30 Sekunden eine Buchung durchgeführt, zu Last-Minute-Zeiten sogar ein bis zwei Buchungen pro Sekunde! Niemand klagt darüber, keine Schwimm­möglichkeit zu erhalten, selbst über Pfingsten konnten bei schönstem Sommer­wetter hunderte pro Tag sicher schwimmen. Auch das Sekretariat ist entspannt, weil die Bedienung selbsterklärend ist und die Besucher­massen elektronisch gelenkt werden. Telefonische Buchungen oder Anfragen von Mitgliedern über die eigene Schwimm­zeiten oder Umbuchungen können schnell erledigt werden.

(Update 02.07.2020) Großes Erweiterung und zweites Fazit

Nach nur einem Monat gab es weiter Corona-Lockerungen und das System wurde mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet. Tagsüber wurden besonders für Familien neue Relax-Blöcke eingeführt, die statt der regulierten einstündigen Bahn­buchung eine Zeit-Buchung von 4 Stunden ohne feste Bahn ermöglicht. Bis 10 Uhr und ab 18 Uhr gibt es dagegen weiterhin die Bahn­buchung.

Die Umstellung des Systems erfolgte reibungslos im laufenden Betrieb.

Auch ein sehr einfach durch das Sekretariat durchzuführendes Auschecken ist integriert worden, wodurch innerhalb der 4-Stunden-Blöcke automatisch Lastminute-Buchungen der frei gewordenen Plätze angeboten werden können.

Mit mittlerweile weit über 12.000 Buchungen erfreut sich das System immer noch sehr großer Beliebtheit, denn es ermöglich auch in Corona-Zeiten ein Schwimmen fast wie früher.

Besonders hervorgehoben wird die Tatsache, dass ohne Passwort und Login gebucht wird und sämtliche Hinweise, Bestätigungs-Emails einfach formuliert und verständlich sind.

Ein Online-Buchungssystem, das Maßstäbe setzt

Zur Website vom Blau-Weiß-Bochum: bwbochum.de

 

Einige Funktionen auf Mitgliederseite:

  • DSGVO-konforme Buchung von Schwimmzeiten ohne Login-Prozess, Passwort oder Cookies
  • Buchen, wie bei Fluggesellschaften: Übersichtliche Auswahl buchbarer Bahnen mit ihrer jeweiligen Belegung für die nächsten 20 Tage
  • Softwarekontrollierte faire Verteilung der Schwimmzeiten ohne Blocken durch „reservierungswütige“ Personen
  • Softwarekontrollierte Last-Minute-Buchung, sofern für die nächste Stunde noch Plätze frei sind
  • Einsehen der eigenen Schwimmzeiten, sowie Löschung einzelner Zeiten, um anderen Mitgliedern diese Zeit zu Verfügung zu stellen

Bahnenauswahl im Buchungssystem

 

Einige Funktionen auf Verwaltungsseite:

  • Sekretariatsbuchung für Mitglieder ohne Internet (telefonisch)
  • Schnelle und einfache Einlasskontrolle durch Abhaken der jeweiligen Mitglieder
  • Auschecken von Personen mit einem Klick
  • Automatisches Markieren von Mitgliedern, die das erste Mal unter den Corona-Bedingungen schwimmen und daher eine Einweisung benötigen
  • Editieren von Mitgliedern, die Fehleingaben gemacht haben
  • Buchungslisten für jeden beliebigen Zeitabschnitt
  • Corona-Kontaktliste: Erstellen einer Nachverfolgungsliste, wer mit wem zu welcher Zeit Kontakt gehabt haben könnte, auch für Excel downloadbar.
  • Individuell festzulegende Bahnenanzahl (z. B. für Trainingszeiten), Öffnungs- und Schließzeiten für jeden Wochentag oder individuelle Tage (z. B. Feiertage)
  • Individuell anpassbare „Corona“-Bedingungen: Anzahl der Schwimmer pro Bahn, Anzahl der Personen in der gesamten Anlage
  • Individuell anpassbare Buchungsregeln: Dauer von Schwimmzeiten, Anzahl der möglichen Buchungen pro Person, Anzahl der Tage zwischen Buchungen, Zeitspanne für Last-Minute-Buchungen
  • Diverse statistische Auswertungen